Cómo aprovechar al máximo Google Drive

Google Drive es una herramienta increíblemente poderosa para almacenar y organizar todo tipo de datos. Lo mejor de todo es que está disponible para cualquiera que tenga una cuenta de Google gratuita (al menos para empezar). Además, debido a que Drive almacena todos sus archivos en la nube, ofrece algunas ventajas importantes sobre el almacenamiento local en su teléfono o PC. Drive también funciona en casi cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que facilita su uso en el hogar, la escuela, la oficina y en cualquier lugar intermedio.

Sin embargo, si es nuevo en Drive, hay algunos conceptos básicos importantes que debe conocer antes de mover todos sus datos y archivos. Así que aquí hay una revisión rápida que cubre las cosas más críticas en el popular servicio de almacenamiento en la nube de Google.

Almacenamiento y precios

Cada usuario de Google Drive obtiene 15 GB de almacenamiento gratuito. Sin embargo, cualquier dato que guarde en Google Images también se considera esta limitación. Entonces, si lo usa para hacer una copia de seguridad de sus fotos, es posible que no le quede mucho espacio para documentos y archivos. Sin embargo, puede aumentar su almacenamiento en Drive suscribiéndose a Google One, que comienza en $ 1.99 por mes (o $ 20 por año) por 100 GB de almacenamiento y sube a $ 9.99 por 2 TB de almacenamiento (o $ 100 por año).

De forma predeterminada, todos los usuarios de Google Driver obtienen 15 GB de almacenamiento gratuito.  Pero si quieres más, tendrás que pagar una suscripción a Google One.

Sam Rutherford / Comprometido

Para la mayoría de las personas, 100 GB son más que suficientes para ocultar archivos importantes, documentos de trabajo y fotos familiares. Pero si planea usar Drive como una forma de hacer una copia de seguridad de todos sus datos, probablemente querrá usar uno de los programas más grandes. Lo bueno es que, aunque el plan básico de $ 20 por año es relativamente económico, hay varias formas de obtener almacenamiento adicional de forma gratuita, al menos temporalmente. Por ejemplo, cualquier persona que compre una nueva Chromebook obtendrá 100 GB de espacio en Drive de forma gratuita durante un año, mientras que los nuevos clientes de Google One pueden recibir ofertas para probar el servicio con una suscripción gratuita de un mes.

Entonces, antes de comenzar a cargar todos sus archivos, querrá comprender cuánto espacio de almacenamiento necesita y cuánto puede (o no) costarle.

Carga, soporte y organización

Una vez que comprenda cuánto espacio de almacenamiento necesita, puede comenzar a cargar o transferir sus archivos a Drive. Para archivos individuales o datos almacenados localmente en su dispositivo, simplemente toque el botón nuevo y seleccione la opción para cargar un archivo o carpeta. En su computadora, también puede arrastrar y soltar archivos en la ventana de su navegador cuando esté en el sitio de Drive. Drive admite una amplia variedad de tipos de archivos, incluidos la mayoría de los formatos más populares, como .JPG, .PNG, .GIF, .MP3 y más. Para obtener una lista completa de los tipos de archivos de soporte, consulte el Centro de ayuda oficial de Google aquí.

Después de cargar todos los archivos, puede administrarlos como lo haría localmente en su teléfono o computadora. Puede crear carpetas anidadas y arrastrar y soltar archivos de un lugar a otro. Y, por supuesto, puede buscar un archivo o una carpeta específicos escribiendo en el cuadro de búsqueda, aunque es importante recordar que si almacena muchos archivos en Drive, es posible que tarde un poco más en encontrarlos (especialmente si tiene acceso a Internet). la conexión no es particularmente rápida). Entonces, si puede crear un directorio general de carpetas para proyectos o conjuntos de datos importantes el primer día, probablemente se ahorrará mucho tiempo y dolores de cabeza más adelante.

En Google Drive, puede cargar sus archivos y datos haciendo clic en el botón Nuevo y eligiendo entre un puñado de opciones.

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También es importante tener en cuenta que, si bien puede crear nuevos Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, etc. de Google directamente dentro de Drive en su PC, en el dispositivo móvil debe instalar Drive y el programa de productividad específico que desee por separado. Esto se debe a que, si bien todos funcionan juntos, se consideran aplicaciones independientes.

Otra buena manera de usar Google Drive para organizar su trabajo es guardar plantillas para diferentes proyectos en Docs. Le permite comenzar a escribir un guión o crear formularios sin comenzar desde cero cada vez. También puede guardar plantillas para cosas como bibliografías, lo que puede ahorrarles tiempo a los estudiantes cuando intentan citar fuentes para un trabajo de investigación.

Alternativamente, en lugar de usar aplicaciones dedicadas, puede compartir una Hoja de cálculo de Google con compañeros de cuarto para ayudar a comprender el costo de otros servicios y gastos compartidos. Y aunque no fue diseñado estrictamente para esto, los estudiantes descubrieron que cuando lugares como las escuelas prohíben o restringen las aplicaciones de mensajería típicas, aún pueden chatear con amigos usando Google Docs. Todo lo que tiene que hacer es invitar a las personas a un documento en blanco y luego usar la colaboración en tiempo real para hablar y responder entre sí. Y una vez que haya terminado, simplemente puede eliminar el documento o guardarlo para otro día.

Cooperación

Además de hacer que el almacenamiento en la nube sea simple y fácil de usar, una de las características más poderosas de Google Drive es su variedad de herramientas de colaboración. Compartir un archivo o documento con otra persona es tan simple como hacer clic en el botón Compartir e ingresar su correo electrónico. Alternativamente, Drive puede crear un enlace para enviar por mensaje de texto, redes sociales o la aplicación de mensajería de su elección. Una vez que alguien tiene acceso, puede ver o editar el archivo con ellos en tiempo real.

Sin embargo, es importante saber con quién está compartiendo sus archivos y cómo se utilizan. Por ejemplo, puede ser muy útil otorgar permiso de edición a un maestro o mentor si está buscando ayuda con un ensayo, pero menos si solo está compartiendo un libro electrónico con un amigo. Además de los propietarios de archivos, Drive ofrece tres niveles de acceso diferentes: visor, comentarista y editor. Y si algo sale mal y alguna vez desea ver una copia anterior de Google Doc, Sheet o Slide, puede abrir el menú de archivos y seleccionar una opción que dice historial de versiones.

Puede compartir archivos fácilmente con otros haciendo clic en compartir e ingresando el correo electrónico de alguien, o creando un enlace que se puede compartir.

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Los espectadores solo pueden ver y leer el documento, pero no tienen la capacidad de modificar nada del contenido. Los encuestados pueden presentar y plantear ideas y preguntas sobre el contenido utilizando la herramienta de comentarios de Google, mientras que los editores pueden realizar cambios como el propietario del documento.

Si desea ver los archivos que otras personas le enviaron recientemente, puede hacer clic en la pestaña “Compartir conmigo” de Google Drive. Y si tiene una cuenta de Google Workspace a través de la escuela o el trabajo, también puede abrir el panel útil para actividades haciendo clic en el ícono curvo. (Está en la parte superior derecha al lado del botón azul para compartir en el escritorio). Finalmente, si desea una forma rápida de ver qué archivos ha compartido con otras personas, puede escribir “para:” en el cuadro de búsqueda de Drive.

Acceder a archivos sin conexión

Si bien Google Drive está diseñado principalmente como una forma de administrar documentos y archivos almacenados en la nube, admite el acceso sin conexión, lo que puede ser útil cuando no tiene una buena conexión a Internet. Sin embargo, hay algunos pasos que debe seguir antes de poder aprovechar al máximo el uso de Drive sin conexión.

Si desea acceder a los archivos de Google Drive sin conexión, asegúrese de habilitar la configuración antes de ir a un lugar sin acceso a Internet.

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Primero, debe realizar algunos cambios en la configuración de su unidad mientras está conectado a Internet. antes de Se desconecta. En su computadora, debe hacer clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de la pestaña del navegador Google Drive, hacer clic en Configuración y luego marcar la casilla junto a la opción de menú Sin conexión. En el dispositivo móvil, deberá abrir la aplicación Drive, buscar un archivo específico y luego designar el acceso sin conexión activando la opción del ícono más adelante (esto es lo que parecen tres puntos verticales). Una vez que haga eso, puede acceder, editar y guardar cualquier cambio que realice. Y la próxima vez que su dispositivo se conecte a Internet, sincronizará automáticamente cualquier cambio que realice en el documento sin conexión con el guardado en la nube. Mientras tanto, en su Chromebook, todo lo que tiene que hacer es abrir la configuración de Google Drive, desplazarse hacia abajo, marcar la casilla junto a Sin conexión y tocar Finalizar.

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